El Comité de Cumplimiento es un órgano colegiado autónomo e independiente cuya función es colaborar con la dirección de Cumplimiento y Sostenibilidad en el soporte y asesoramiento a la Mutua en el proceso de implantación del Modelo de Cumplimiento y Riesgos Penales así como hacerse cargo de resolver los posibles incumplimientos del modelo y las consultas que puedan plantearse respecto al mismo.
1. Principios y garantías
El Comité ejercerá sus funciones observando los principios y garantías siguientes:
- Confidencialidad en sus deliberaciones, informaciones, datos, documentación y actuaciones que el Comité tenga conocimiento o resuelva con motivo de su actuación. Se excluyen aquellas que por actuaciones, disposición interna o requerimiento legal o resolución judicial sea necesario comunicar.
- Autonomía e independencia como características fundamentales impidiendo verse involucrado directamente en las actividades de las que deba conocer.
- Sus decisiones sobre las cuestiones sometidas a su criterio quedarán reflejadas en las actas de las reuniones del Comité.
- Los miembros del Comité actuarán con total profesionalidad y honradez en el ejercicio de sus funciones.
- El Comité de Cumplimiento garantizará la indemnidad de las personas que de buena fe hayan comunicado al Comité presuntas irregularidades o consultas.
2. Funciones
El Comité de Cumplimiento tiene asignadas las siguientes funciones:
- Promover una cultura preventiva basada en el principio de “rechazo absoluto” hacia la comisión de actos ilícitos y situaciones de fraude, y en la aplicación de los principios de ética y comportamiento responsable de todas las personas trabajadoras de Asepeyo y colaboradores externos.
- Llevar a efecto la aplicación del Código de Conducta y de las normas internas que se dicten para su desarrollo.
- Analizar las modificaciones legislativas y demás novedades jurídicas, así como cambios organizativos internos que puedan afectar al Modelo de Cumplimiento y Prevención de Riesgos Penales.
- Proponer las actualizaciones e integraciones que considere oportunas respecto del sistema de valores adoptado por Asepeyo.
- Asesorar y resolver las dudas que surjan en la aplicación del Código de Conducta y el Manual de Prevención de Riesgos Penales.
- Recibir, analizar e intervenir en denuncias o actuaciones de oficio sobre cualquier acción u omisión que pueda ser constitutiva de infracción penal o administrativa.
3. Composición y roles
El Comité de Cumplimiento estará compuesto por las personas titulares de distintas áreas clave de la Mutua:
- Dirección de Cumplimiento y Sostenibilidad: compliance officer
- Secretaría General
- Dirección de Recursos Humanos
- Dirección de Asesoría Jurídica
- Dirección de Seguridad Corporativa
4. Reuniones y acuerdos
El Comité de Cumplimiento mantendrá reuniones periódicas al menos de forma cuatrimestral y de forma extraordinaria siempre que sea necesario.
5. Gestión de las comunicaciones
Asepeyo habilita los siguientes medios para canalizar las comunicaciones relacionadas con el Código de Conducta:
- Canal ético: accediendo a los formularios de comunicación.
- Correo electrónico remitido al Comité de Cumplimiento: comitedecumplimiento@asepeyo.es
- Comunicación telefónica: número 900 810 190
- Correo postal dirigido a la Dirección de Cumplimiento y Sostenibilidad.
- Entrevista presencial.
6. Conflicto de intereses
Cuando una persona del Comité de Cumplimiento se vea afectada por un conflicto de intereses, lo notificará de inmediato y se abstendrá de participar en las deliberaciones que le afecten.