1. Objeto del Reglamento
El Reglamento del Comité de Auditoría (en adelante el Reglamento) tiene por objeto determinar los principios de actuación, régimen interno y reglas de funcionamiento del Comité de Auditoría (en adelante el Comité).
El presente documento ha sido aprobado por la Junta Directiva de la Mutua y se encuentra a disposición de la Organización para su consulta.
2. Composición y selección de los miembros del Comité
El Comité está compuesto de forma permanente por un mínimo de tres miembros y un máximo de cuatro. En su composición se incluye la dirección de cumplimiento y sostenibilidad de la Mutua.
Dos o tres miembros serán elegidos de entre los componentes de la Junta Directiva de la Entidad seleccionados dentro de las propuestas y por votación de los miembros de la propia Junta Directiva.
Desempeñarán sus funciones durante un periodo de 3 años con posibilidad de renovación en sucesivos periodos de 3 años si así lo estima la Junta Directiva.
La baja del miembro de la Junta Directiva supondrá la baja efectiva de la Comisión de Auditoría.
Presidencia
El Comité será presidido por un miembro de la Junta Directiva con conocimientos en materia de contabilidad, auditoría y/o gestión de riesgos.
La designación del cargo deberá realizarse por la mayoría simple de los miembros del Comité.
La presidencia será renovada cada 3 años pudiendo ser reelegida de nuevo la misma persona que ostentaba el cargo.
Sus funciones serán las de convocar, presidir y dirigir las reuniones del Comité. Actuará como representante del Comité ante la Junta Directiva.
Secretaría
La secretaría será designada por los miembros del propio Comité.
Corresponderá a la secretaría prestar ayuda a la presidencia en sus tareas; velar por el buen funcionamiento del Comité; facilitar al resto de miembros la información y el asesoramiento necesario y reflejar en el acta los acuerdos alcanzados en cada reunión.
3. Independencia del Comité
Los miembros del Comité, una vez nombrados, deberán autoevaluar su independencia utilizando para ello un test de evaluación.
De forma anual, todos y cada uno de los miembros del Comité deberán actualizar su autoevaluación verificando que se cumplen los requisitos de independencia, así como notificar a la Entidad cualquier cambio que pueda afectar a la misma.
4. Funciones del Comité
El papel fundamental del Comité es el asesoramiento y el consejo especializado de la Junta Directiva en todo aquello que tenga que ver con los organismos de control externo, los sistemas de control interno y el seguimiento del cumplimiento normativo.
a. En relación a los auditores internos:
Supervisar la independencia y eficacia de la función de auditoría interna ratificando el nombramiento y/o cese del responsable de la auditoría interna. Aprobar el plan anual de auditoría interna verificando su desarrollo y supervisión del presupuesto dedicado.
b. En relación a los auditores externos:
Recibir información respecto al resultado de las actuaciones de los organismos oficiales de auditoría externa.
c. Sistemas de control interno y gestión de riesgos:
Supervisión y seguimiento de los sistemas de gestión de riesgos para garantizar que se han identificado, gestionado y divulgado correctamente.
5. Facultades del Comité
Al Comité se le reconocen facultades a llevar a cabo a través de la dirección de cumplimiento y sostenibilidad o del área de auditoría interna según corresponda sobre cualquier aspecto incluido en su ámbito de actuación.
6. Formación del Comité
La dirección de cumplimiento y sostenibilidad será la responsable de facilitar y favorecer la formación de los miembros del Comité incluyendo contenidos relacionados con: datos e información del funcionamiento de la Mutua, datos de los sistemas de prevención de riesgos, normativa aplicable, etc.
7. Reuniones y comunicaciones del Comité
La planificación de actuaciones del Comité recogerá la realización de reuniones con carácter bimestral.
8. Modificación del Reglamento
El Comité revisará el presente Reglamento al menos con carácter anual proponiendo las modificaciones necesarias a la Junta Directiva de la Entidad para su conformidad.